COORDINATION ÉVÉNEMENTIELLE POUR RETRAITES, IMMERSIONS, ET MASTERMINDS
Gestion de projet événementiel pour les entreprises qui organisent des événements en petit comité pour leurs clients : retraites entrepreneuriales, retraites bien-être, masterminds, immersions, stages et formations…
Tu imagines une expérience mémorable pour tes clients.
Je prends en charge toute la partie organisationnelle et opérationnelle de ton événement : recherche de lieux et de prestataires, planification, coordination, gestion des participants, communication et supervision sur place.
Tu peux ainsi te concentrer sur ce qui compte vraiment : tes clients, ton expertise et l’expérience que tu veux leur faire vivre.
RETRAITES
IMMERSIONS
STAGES
MASTERMINDS
Je suis Céline, coordinatrice événementielle indépendante spécialisée dans les événements organisés en petit comité
Organiser une retraite, un mastermind, une immersion ou une formation en présentiel pour ses clients demande énormément de temps et d’énergie.
- Recherche du lieu.
- Sélection des prestataires.
- Organisation logistique.
- Gestion des inscriptions.
- Communication avec les participants.
- Coordination des différents intervenants.
- Gestion des imprévus.
- Et bien sûr… présence et supervision le jour J.
C’est là que j’interviens.
Je travaille avec des entreprises, des agences, des organismes de formation et des entrepreneurs qui organisent des événements pour leurs propres clients.
Mon rôle :
Être ton bras droit opérationnel.
Tu gardes la vision et la relation avec tes clients.
Je veille à ce que tout soit organisé, coordonné et prêt au bon moment.
Coordination d’événement : ce que je prends en charge
Une organisation structurée en 4 piliers pour un événement zéro stress :
Recherche et planification
- Sélection de lieux et prestataires adaptés
- Rétroplanning et étapes clés
- Mise en relation prestataires
Gestion de projet
- Coordination des prestataires
- Suivi budgétaire
- Gestion des imprévus
Gestion des participants
- Communication en amont
- Suivi des inscriptions
- Point de contact dédié
Supervision sur place
- Présence le jour J
- Gestion du timing
- Interface prestataires / participants
Les événements que j’accompagne
Tu réunis tes clients pendant plusieurs jours dans un cadre privilégié ?
Je peux prendre en charge la coordination de la logistique et des différents prestataires afin que tu puisses te concentrer sur ton accompagnement.
Tu organises une retraite bien-être pour tes clients ou ta communauté ?
Yoga, méditation, développement personnel, reconnexion à soi, ateliers ou expériences immersives… Je t’accompagne dans la coordination de toute la partie organisationnelle et logistique de ton événement.
Recherche du lieu, coordination des prestataires, gestion des participants, communication en amont et supervision sur place : tu peux te concentrer sur l’expérience que tu souhaites leur faire vivre.
Tu organises une rencontre en petit comité entre entrepreneurs ?
Je t’accompagne dans la recherche du lieu, la coordination logistique, la gestion des participants et le bon déroulement de l’événement.
Tu proposes à tes clients une expérience intensive sur plusieurs jours ?
Je coordonne les différents éléments nécessaires à son organisation pour que ton immersion soit fluide, cohérente et parfaitement préparée.
Tu souhaites réunir tes clients pour une formation, un workshop, un stage ou encore une remise de diplôme ?
Je prends en charge la partie organisationnelle et logistique pour te permettre de te concentrer sur la transmission de ton expertise.
Une coordination pensée pour les événements en petit comité
Je ne cherche pas à organiser des événements de plusieurs centaines de personnes.
Ce qui m’intéresse, ce sont les expériences à taille humaine, celles où chaque détail compte.
– Un petit groupe.
– Un lieu choisi avec soin.
– Des participants qui se sentent accueillis.
– Des prestataires alignés.
– Une organisation fluide.
Et surtout, une expérience cohérente avec la promesse que tu fais à tes clients.
Parce qu’un événement en petit comité ne signifie pas moins d’organisation.
Bien au contraire.
Quand on accueille quelques participants seulement, chaque détail participe à leur expérience.
Coordination événementielle : les étapes de notre collaboration
ÉTAPE 1
PRISE DE RDV
Contacte-moi via le formulaire ou prends directement RDV via mon calendrier en ligne pour un appel découverte offert et sans engagement de 30 minutes.
02.
ÉTAPE 2
DÉCOUVERTE
Lors du RDV, je te propose que nous fassions connaissance et que tu m’exposes tes besoins afin que nous puissions voir ensemble ce que je peux faire pour toi.
03.
ÉTAPE 3
VALIDATION DU DEVIS
Après l’étude de tes besoins, tu recevras le devis correspondant. Si le devis te convient, nous pouvons commencer la collaboration.
04.
ÉTAPE 4
DÉBUT DE LA COLLABORATION
Si le devis te convient, nous pouvons commencer la collaboration.
05.
ÉTAPE 5
CADRAGE
Objectifs, format, budget et contraintes clarifiés ensemble lors d’un RDV en visio de lancement du projet.
06.
ÉTAPE 6
RECHERCHES
Sélection de lieux et prestataires adaptés à ton projet.
07.
ÉTAPE 7
COORDINATION
Pilotage complet jusqu’au jour J, avec des points réguliers.
08.
ÉTAPE 8
SUPERVISION
Présence sur place pour un déroulé sans accroc.
09.
ÉTAPE 9
BILAN
Retour d’expérience pour ajuster les prochaines éditions.
Une coordinatrice événementielle externalisée pour ton projet
Tu n’as pas forcément besoin de recruter quelqu’un à temps plein pour organiser quelques événements dans l’année.
Tu as simplement besoin de la bonne personne au bon moment.
J’interviens comme une extension de ton équipe pour prendre en charge la gestion opérationnelle de ton événement.
Tu conserves la maîtrise de ton projet et de ta relation client.
De mon côté, je veille à ce que les différentes actions soient réalisées au bon moment, par les bonnes personnes.
Une organisation structurée, un interlocuteur unique et une vraie présence opérationnelle.
Périmètre d’intervention
Un point important sur mon fonctionnement
Mon intervention porte exclusivement sur la gestion de projet et la coordination événementielle.
Je peux notamment rechercher des lieux et des prestataires, organiser les échanges, construire le planning, coordonner les différents intervenants, gérer la communication avec les participants et assurer la supervision sur place.
En revanche, je ne commercialise pas de voyage ou de séjour à forfait.
Les prestations des lieux et prestataires sont directement contractualisées et réglées par mon client auprès des prestataires concernés.
Je reste ainsi dans mon rôle de prestataire en gestion de projet et coordination événementielle, sans encaisser ni revendre les prestations des différents fournisseurs.
Plus de temps pour tes clients
Tu libères du temps pour te concentrer sur ton accompagnement, tes contenus et l’animation de ton événement.
Une coordination sur-mesure
Chaque événement est différent.
Je m’adapte à ton format, ton organisation, ton nombre de participants et ton niveau de délégation.
Un point de contact unique
Tes prestataires comme tes participants savent vers qui se tourner pour les questions liées à l’organisation.
Une expérience fluide
Tout est préparé en amont pour que ton événement puisse se dérouler dans les meilleures conditions.
Plus de sérénité
Tu n’as plus à porter seule toute la charge opérationnelle de ton événement.
Tu peux enfin profiter de l’expérience que tu as créée pour tes clients.
Gagner du temps
Gagner en sérénité
Profiter de la vie
Un projet d’événement en petit comité ?
Si tu cherches une coordinatrice événementielle indépendante pour t’épauler dans l’organisation de ta prochaine retraite, de ton prochain mastermind, de ta prochaine immersion ou de ta prochaine formation en présentiel, parlons-en.
Tu me présentes ton projet.
Nous faisons le point sur tes besoins.
Et nous voyons ensemble comment je peux prendre en charge la coordination de ton événement.